Alzi la mano chi non vedeva l’ora di salutare il certificato digitale per l’invio degli alloggiati alla Questura e inviare i dati direttamente dal gestionale.
Il certificato non è mai stato apprezzato da nessun albergatore proprio perchè non funzionava correttamente con tutti i browser, doveva essere installato sul pc e soprattutto era impossibile un’integrazione e automatizzazione con il PMS.
In una parola: scomodo.
La trasmissione dei dati degli ospiti al portale Alloggiati Web
Come riportato dalla Gazzetta Ufficiale, dal 12 gennaio 2022 la comunicazione dei dati alla Questura di competenza avverrà online (anche da mobile!), tramite piattaforma.
La vera rivoluzione però è la semplificazione della modalità di accesso (più semplice e più sicura) per cui non è più richiesto il certificato digitale!
Novità e regole portale Alloggiati Web
1. Codici d’accesso per l’autenticazione a due fattori: come abbiamo anticipato è il cambiamento più importante (e che manda in pensione il certificato). La prima volta che si accede al portale è necessario scaricare un file PDF contenente una tabella di codici (Codici di Sicurezza) da utilizzare per i futuri accessi.
2. Comunicazione dei dati per i soggiorni di 24 ore: l’altra grande novità del 2022 è la comunicazione delle schedine alloggiati alla Questura entro 6 ore anziché entro 24 ore dall’arrivo, com’era in precedenza, per i soggiorni che non superano le 24 ore!
3. Conservazione delle ricevute dei dati trasmessi ad Alloggiati Web: le ricevute nel portale vengono sovrascritte dopo 30 giorni, ma rimane obbligatorio il salvataggio da parte dell’albergatore per 5 anni.
Come automatizzare l'invio delle schedine dal PMS
Il reparto tecnico di HOTELCUBE PMS ha rilasciato un nuovo a aggiornamento che consente l’invio automatico delle schedine dal gestionale al portale.
Con HOTELCUBE la procedura di registro degli Ospiti è già automatizzata ed è inoltre possibile effettuare un pre-invio di controllo sui dati compilati.
L’integrazione con il sistema Alloggiati Web automatizza l’invio dei dati dal gestionale, evitando così l’accesso manuale al portale e migliorando l’operatività.
Per attivare questa nuova funzionalità di HOTELCUBE, puoi iniziare a seguire la procedura per ottenere le credenziali d’accesso e la WEB Key, quest’ultima indispensabile poi per l’integrazione tra PMS e Alloggiati Web.
Come ottenere le credenziali e autenticarsi su Alloggiati Web
Codici di accesso
Per prima cosa è necessario scaricare le proprie credenziali per l’accesso sicuro al portale.
Accedi a Alloggiati Web, utilizzando ancora il tuo certificato digitale,
nel menù clicca sulle voci Supporto > Recupera le credenziali e quindi su Scarica i codici di accesso con il Certificato Digitale.
Completa i passaggi inserendo Nome Utente e Password come richiesto e quindi clicca su Scarica i codici di accesso.
Verrà scaricato sul tuo dispositivo un file PDF nel quale troverai 16 gruppi di Codici di Sicurezza necessari per accedere nuovaemente ad Alloggiati Web.
Salva il file in un posto sicuro (e comodo) del tuo dispositivo!
Come autenticarsi su Alloggiati Web con i codici d’accesso
Raggiungiamo sempre l’url
https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati dal nostro dispositivo.
Se hai scaricato i codici d’accesso clicca su Accesso > Codici, la nuova voce del menù.
A questo punto, in fondo alla pagina, clicca su Area di Lavoro (Codici).
Inserisci Nome utente e Password e, per l’autenticazione a due fattori, ti verrà richiesto di inserire 2 dei sedici gruppi di Codici di Sicurezza che hai scaricato (contenuti nel file PDF che hai scaricato e salvato!).
Cosa manca? La Web Key!
Un volta dentro il portale, clicca in alto a destro sull’icona del tuo profilo e quindi su Chiave Web Service.
Clicca Genera Nuovo Codice …eccola la tua stringa numerica!
Salvala con cura, a breve sarà necessaria per abilitare il gestionale alberghiero al dialogo con il portale alloggiati.
FAQ
Nel caso di problemi tecnici al portale Alloggiati Web che impediscano la trasmissione delle comunicazioni, è possibile comunicare i dati degli ospiti tramite posta elettronica certificata alla questura competente.
Anche quando si è ancora in attesa dell’attivazione del servizio e non sono state ancora ricevute le credenziali, bisogna utilizzare la Pec per adempiere agli obblighi di comunicazione sugli alloggiati, che valgono, lo ricordiamo, sia per le strutture ricettive, che per le locazioni turistiche.
Si.
Scarica e salva le ricevute dei dati trasmessi ad Alloggiati Web. Ogni 30 giorni infatti le ricevute verranno sovrascritte nel portale, ma nel caso di un’ispezione dovranno essere mostrate. Tale mancanza verrà sanzionata.
La ricevuta digitale di invio è emessa il giorno successivo all’invio delle segnalazioni ed è un file che l’utente deve solamente scaricare e conservare sul proprio PC o su un supporto di memorizzazione esterno (dischi esterni, pen drive, CD, DVD ). Non è richiesto quindi di stamparli. I files contenenti le ricevute devono essere conservati dall’utente per 5 anni. Si consiglia di salvare i dati su supporti multipli, così da evitare problematiche nel caso di danneggiamento di un supporto.
Per qualsiasi informazione di natura tecnica fare riferimento alla esaustiva manualistica e documentazione presente nel portale Alloggiati Web nella sezione “Supporto Tecnico” “area “Manuali”, cliccando all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it .
È la piattaforma raggiungibile online, da qualsiasi dispositivo, tramite cui trasmettere ogni giorno alla Questura di comptenza le generalità dei propri ospiti (schedine alloggiati). Tutti gli alberghi e le strutture ricettive sono tenuti a registrare i propri ospiti entro le 24 ore dall’arrivo.
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